Datenimport - CSV/XLS Vorlage

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Datenimport - CSV/XLS Vorlage

Beitrag von user101 » 25. Aug. 2016 10:49

Sehr geehrtes Team, nach der Erstinstallation stellt sich für uns die Frage nach Nachholen von Bestandsdokumenten (Angebote, Rechnungen, Mahnungen).

Zwar haben wir die "CSV Import" Funktion gesehen, allerdings nehmen wir an, dass eine formatgetreue Vorlage verwendet werden sollte?!

Ist die Überlegung richtig und wenn ja, wie kann eine solche "CSV-Vorlage" zur Verfügung gestellt werden?

EIne zweite Frage geht an die Statusfestlegung nach dem Import - we kann zwischen "Angebot und Rechnung (umgewandeltes Angebot) innerhalb des Importvorganges unterschieden werden?

Vielen Dank für Ihr zeitnahes Feedback.

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Beitrag von Support - Team » 29. Aug. 2016 14:31

Hallo,

möchten Sie bereits bestehende Daten von "KuCashEasy" in eine Neuinstallation oder möchten Sie von einem Fremdprogramm die Daten in "KuCashEasy" übernehmen (soweit möglich)?

Um bereits bestehende Daten von "KuCashEasy" zu übernehmen, ist die Verwendung der "Backup-Funktion" am einfachsten.

Hierfür müssen Sie von dem "bestehenden KuCashEasy" ein Datenbackup ("Datenpflege" -> "Datensicherheit" -> "... sichern") durchführen.
Danach kopieren Sie den Inhalt des gesamten "Backup-Verzeichnis" (standardmäßig unter "C:\ProgramData\ToleSoft\KuCashEasy\Backup") auf den Rechner mit dem neuinstallierten KuCashEasy in das gleiche Verzeichnis und benutzen nach dem Neustart von "KuCashEasy" unter "Datenpflege" -> "Datensicherheit" die Funktion "... wiederherstellen".
Achtung, bereits bestehende Daten werden hierbei überschrieben!

Bei einem Datenimport per *.csv-Funktion können die entsprechenden Einstellungen (Trennzeichen, Textbegrenzer usw.) manuell angepaßt werden.
Je nachdem, wie die zu importierende csv-Datei definiert wurde.

Nach dem Laden können die entsprechenden Felder, den Feldern von "KuCashEasy" zugewiesen werden. Nicht benötigte oder nicht vorhandene Felder können freigelassen werden.
Bei einem Datenimport von Buchungen (Rechnungen [Einnahmen/Ausgaben]/Angebote) fehlt natürlich die eigentliche separate Buchungsdatei, worin z.B. die Artikel, Artikelpreise usw. gespeichert sind, d.h. ein Öffnen der Buchungen mit "KuCashEasy" ist damit nicht möglich (siehe Feld "Buchungsdatei").

Eine Statusfestlegung zwischen "Rechnung" -> "umgewandeltes Angebot" kann hierbei nicht festgelegt werden.
Weitere Infos über den Import siehe auch unter Programmhilfe -> "Datenpflege" -> Export - Import".

Wie bereits oben beschrieben, ist der Weg über die "Datensicherheit" ("Sichern"/"Wiederherstellen") der schnellste Weg, da hier alle Daten inkl. der Buchungsdateien, entsprechend der ausgewählten Funktionen, übernommen werden.
Vorausgesetzt es handelt sich hierbei um "KuCashEasy"-Daten".

Mfg
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Beitrag von user101 » 30. Aug. 2016 9:06

Guten Morgen,

vielen dank für die Information.

Es handelt sich bei unserer Anfrage um eine Erstinstallation.

1. Ausgangsituation - Mit Erwerb Ihres Produktes ergibt sich die Überlegung den aktuellen Buchungsstand nicht manuell in "KuCashEasy", sondern als Import mit Berücksichtigugn der jeweiligen Felder zu organisieren.

Angebote/Ausgangsrechnungen liegen als PDF Dateien seitens Steuerbüro/Buchhaltung vor; somit haben wir zwar Möglichkeit des Erstellens von Textdateien, bzw. auch Export in Word und darüberhinaus in CSV wird einzeln funktionieren, allerdings bleibt das Ergebnis in der Formatierung für einen direkten (nicht angepassten) Import ungeeignet; bei 100 Dateien würde auch der Aufwand den Rahmen sprengen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit die Buchhaltung nach einem Datev-Export in EXL/CSV, etc. abzufragen, aber wir denken, dass es dann trotzdem eine Feldanpassung in der Dateistruktur geben muss, um formatgetreu beim Import zu arbeiten. Auch hier würde der Aufwand inkl. Rechnung vom Buchhalter hoch ausfallen.

2. Lösungsansatz - "KuCashEasy" stellt die CSV-Formatvorlage inkl. Feldauswahl, Trennzeichen, Textbegrenzer usw. bereit, so dass unsererseits die manuelle Pflege in Excel/CSV nachgezogen wird.
Weiterhin wäre zu definieren, wenn
"Eine Statusfestlegung zwischen "Rechnung" -> "umgewandeltes Angebot" kann hierbei nicht festgelegt werden."
, dass beim Import Belege (Ausgangsrechnungen) im Programm als Einnahmen deklariert werden, so dass strukturell ein Stichtag, z.B. 01.09.2016, für "Buchführung" mit allen enthaltenen "KuCashEasy"-Funktionen (vor allem Angebots-, Rechnugsstellung) gesetzt werden kann.

Wäre so ein Ablauf möglich?

MfG

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Beitrag von Support - Team » 30. Aug. 2016 15:05

Hallo,

zum 2. Lösungsansatz:

Wenn, wie oben beschrieben, im Programm "KuCashEasy" die Funktion "Datenimport" aufgerufen wird, erscheint ein Fenster, worin sich verschiedene Einstellmöglichkeiten befinden (siehe Bild 1).


Bild
Bild 1 Datenimport

a) - "blauer" Rahmen
Es wird ausgewählt, welche Daten importiert werden sollen.

b) - "roter" Rahmen
Hier können das Trennzeichen, Textbegrenzer usw. der zu importierenden csv-Datei festgelegt werden (Standard ist voreingestellt).

c) - "grüner" Rahmen
Es wird die zu importierende csv-Datei ausgewählt.

d) - "brauner" Rahmen
Danach erscheinen in der linken Liste ("Auswahlfelder") die Felder von der geladenen csv-Datei.
Durch einen Doppelklick mit der Maus auf eines dieser Felder, wird es dem aktuellen markierten Feld (in der rechten Liste -> "Feldnamen zuordnen") zugewiesen.
(Ein Doppelklick mit der Maus auf das Feld bzw. Spalte "Zugeordnet", löscht diese Zuordnung wieder.)

Bild
Bild 2 Datenimport -> Zuordnen der Felder

e) - "gelber" rahmen
Mit der Schaltfläche "Importieren" wird der eigentliche Import gestartet.

Die Bilder 3 und 4 zeigen den Inhalt einer Beispiel-csv-Datei.
In der ersten Zeile befinden sich die Feldnamen, getrennt durch ein " ; ". Die Feldnamen in der zu importierenden csv-Datei können/werden natürlich anders lauten.
Die folgenden Zeilen beinhalten die jeweiligen Datensätze, begrenzt durch ein " " " und getrennt durch ein " ; ".
Am Ende jeder Zeile darf kein " ; " stehen.

Bild
Bild 3 Beispiel-csv-Datei für "Buchungen"

Bild
Bild 4 Beispiel-csv-Datei für "Kunden"

Das Feld "Kategorie" (bei "Buchungen") muss als Inhalt das Wort "Einnahmen" oder "Ausgaben" besitzen.
Hier werden die Buchungen unterschieden in Einnahmen oder Ausgaben.

Ein weiteres Feld namens "Eingang Rechnungsbetrag" hat als Inhalt z.B.: "01.09.2016".
Befindet sich in diesem Feld ein Datum, so wird dem Programm mitgeteilt, dass diese Buchung bezahlt wurde (z.B. am 01.09.2016).

Wie im letzten Thread geschrieben, werden durch den Datenimport von "Buchungen" (Einnahmen/Ausgaben/Angebote) zwar die Einträge in der Datenbank gespeichert, aber nicht die eigentliche separate, von "KuCashEasy" erstellte, Buchungsdatei.
Dies hat zufolge, dass man sich nicht die eigentlichen Buchungsdetails (Artikel, Menge, Stückzahl, Einzelpreis usw.) anschauen/öffnen kann.

Ebenfalls werden diese importierten Buchungen nicht in den Programmfunktionen "Auswertungen" berücksichtigt.

Da es eine Erstinstallation ist und diese sicherlich noch keine relevanten und wichtige Daten beinhalten, können Sie doch einfach einmal einen csv-Import austesten.
Mit der Funktion "Löschen" im Anmeldefenster kann dann das Geschäftsjahr wieder gelöscht werden.

Ich hoffe, meine Erläuterungen waren nicht zu verwirrend.

Mfg
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